Online-Meetings sind zeitsparend, benötigen keine physischen Räumlichkeiten und können mit geringem Aufwand einberufen werden. Leider gibt es aber auch einige Fallstricke, die man dabei vermeiden sollte. Aus unserer langjährigen Erfahrung teilen wir daher nun 4 Tipps, um optimale Bedingungen für Online-Meetings zu schaffen.
Bleiben Sie an Ihrem Arbeitsplatz
Das Wort Meeting erzeugt bei den meisten Menschen eine Assoziation zum Meeting-Raum. Was bei traditionellen Meetings unausweichlich war, ist im Fall von Online-Meetings ein absolutes No-Go. Die gemeinsame Nutzung einer Freisprechfunktion führt zu verminderter Sprachqualität, was für alle Meeting-Teilnehmer negative Auswirkungen hat. Der Raum muss virtuell werden.
Das beste Erlebnis erzeugt ein Online-Meeting, in dem jeder Teilnehmer von seinem eigenen Computer mit Webcam & Headset oder alternativ von einem Computer mit nebenstehendem Telefon teilnimmt.
Headsets gehören nicht nur ins Callcenter
Ein gutes Headset gehört in Online-Meetings zum guten Ton. Jeder Teilnehmer sollte eines zum Anschluss am PC besitzen. Durch sie werden längere Online-Meetings nicht zum Kraftakt oder Auslöser von Nackenproblemen durch längeres Einklemmen des Telefonhörers zwischen Schulter und Kopf. In dem meisten Fällen (EK über 30 Euro) erhöhen Headsets darüber hinaus die Sprachqualität für ALLE Gesprächsteilnehmer. Aber: Denken Sie nicht nur daran, wie gut und komfortabel Sie die Teilnehmer hören können, sondern auch daran, wie gut die anderen Teilnehmer Sie verstehen können. Wenn man dies beachtet, stellt man schnell fest: in Laptops oder Webcams verbaute Mikrofone oder Freisprechanlagen jedweder Art sollten nur im Notfall genutzt werden.
Unser Profitipp zur Headset-Kaufentscheidung: Wireless ist störanfälliger als kabelgebunden, USB-Headsets sind einfacher zu konfigurieren als Headsets mit Klinkenanschluss.
Eine gute Webcam braucht der Spezialist
Ebenso wie bei den Headsets gilt auch für Webcams: denken Sie an die anderen Teilnehmer. Eine Webcam eröffnet den anderen Teilnehmern die Möglichkeit, wie bei einem Vor-Ort Termin ihre Emotionen zu lesen. Dies ist allgemein hilfreich und vermeidet Sätze wie „Bist du noch da?“, die man so ähnlich vom klassischen Telefonieren kennt. Jeder, der über eine Webcam verfügt, sollte diese also aktivieren, auch wenn andere Teilnehmer ohne Video teilnehmen.
In Laptops integrierte Webcams bieten oft gute Ergebnisse. Als Addon bzw. für Standrechner bieten sich FullHD Webcams mit großem Objektiv für hohen Lichtdurchsatz an.
Unser Profitipp zur Ausleuchtung: Webcams die auf Fenster gerichtet werden neigen oft zur Untersteuerung der Helligkeit, dies ist entsprechend zu vermeiden. Wenn Sie sich im richtigen Licht präsentieren wollen und den nötigen Platz zur Verfügung haben, empfehlen wir die Platzierung einer Softbox hinter der Webcam.
Bildschirmfreigabe als gemeinsame Besprechungsgrundlage
Warum schauen wir vor Ort gerne gemeinsam auf einen Bildschirm, geben unseren Bildschirm in Online-Meetings jedoch so selten frei? Die Funktion der Bildschirmfreigabe ermöglicht die gemeinsame Besprechung von Inhalten ohne die Probleme, die ein schwacher Beamer im lichtdurchfluteten Besprechungsraum oder ein zu kleiner Fernseher am anderen Ende des Raumes mit sich bringt. 1:1 oder im Termin mit über 20 Teilnehmern, jeder sieht die Inhalte gestochen scharf.
Unser Profitipp zur Bildschirmfreigabe: Am besten funktioniert sie, wenn ähnliche Anzeigegeräte verwendet werden. Vermeiden Sie daher den Einsatz eines 4k 52 Zoll Monitors, wenn 95% Ihrer Audienz nur 24 Zoll FullHD Monitore benutzt. Gleiches gilt für Monitoraufstellung im Portrait-Modus. Diese ist praktisch, um lange Dokumente zu lesen, eignet sich für die Bildschirmfreigabe aber in den seltensten Fällen, da die Anzeige bei den Empfängern massiv skaliert werden muss, um auf Monitoren in Standard Landscape-Aufstellung angezeigt zu werden.
Auf die Plätze, Meeting, Los!
Wenn Sie die oben beschriebenen Empfehlungen beachten, steht regelmäßigen Online-Meetings nichts mehr im Weg. Machen auch Sie Schluss mit dem Mieten von Besprechungsräumen. 2019 ist das Jahr der neuen Arbeitsweisen.
